Die PKE Holding AG, die auf Sicherheitstechnik, Kommunikationstechnik, Medientechnik, Verkehrstechnik, Facility Management, Building Systems und Parking Systems spezialisiert ist, firmierte im Gründungsjahr 1979 unter „Philips Kommunikation und Elektroinstallationen GmbH“. Seit der Umwandlung im September 2000 zur „PKE Electronics AG“ ist das Unternehmen zu 100 Prozent privat geführt und in österreichischer Hand. In den letzten Jahren hat sich die PKE vom mittelständischen Unternehmen zu einem Konzern mit mehr als 1.200 Mitarbeitern und einem jährlichen Umsatzvolumen von 220 Mio. Euro entwickelt. Die Konzernzentrale ist in Wien, Tochterunternehmen und Niederlassungen finden sich in der DACH-Region, in den Wachstumsmärkten von Mittel- und Osteuropa sowie in den Vereinigten Arabischen Emiraten.

Durch das rasche Wachstum und die zunehmende Internationalisierung des Unternehmens wurde es notwendig, das in die Jahre gekommene Intranet auf neue Beine zu stellen. Einerseits war die ursprüngliche Plattform auf die Zentrale in Wien beschränkt, andererseits wurde sie nur mäßig gewartet, sodass vor allem neue MitarbeiterInnen es etwas schwer hatten, die für den Arbeitsalltag relevanten Informationen zu finden.

„Wir haben uns zahlreiche Lösungen und Anbieter angesehen“, sagt Ing. Marcus Serringer, der als Assistent des Vorstandes bei PKE für das neue Intranet-Projekt verantwortlich zeichnet. „Letztendlich hat Firma HATAHET den Zuschlag erhalten, weil sie für das, was wir planen, der kompetenteste Partner ist. Das Team rund um Geschäftsführer Nahed Hatahet hat sich genau darüber informiert, was unser Need war, und ist nicht wie andere Anbieter mit einem fertigen Produkt gekommen, das nicht unserer Aufgabenstellung entsprochen hat.“

Modulartiger Aufbau sichert Ausbaufähigkeit

Ziel von PKE war es, das alte, auf Microsoft SharePoint 2010 basierende klassische Intranet durch ein modernes Intranet der Zukunft auf Basis von SharePoint 2016 zu ersetzen. Fokussiert wurden bei diesem Projekt die personalisierte Verteilung von konzernübergreifenden News und die maßgeschneiderte Darstellung von relevanten Informationen, die mit Hilfe des „HATAHET Following Prinzips“ umgesetzt wurde. „Ein zentraler Baustein der Lösung ist eine mehrsprachige Kommunikationsplattform, auf welcher der Vorstand und die Geschäftsführungen Informationen in Richtung MitarbeiterInnen tragen können – und das konzernweit. Zudem sollte es die Möglichkeit geben, dass die Geschäftsführer einer Landesorganisation zum Beispiel nur ihre eigenen MitarbeiterInnen informieren“, beschreibt Serringer die Grundanforderungen.

Eine Besonderheit bei PKE ist, dass ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin nicht wie üblich einer einzigen Organisationsstruktur zugewiesen ist und in dieser arbeitet, sondern auch für mehrere Konzern-Units tätig sein kann – eine echte Herausforderung, dies im Active Directory abzubilden. „Wir haben gemeinsam mit HATAHET ein elegantes Konzept entwickelt, bei dem ein User, wenn notwendig, mehrere SharePoint-Gruppen zugewiesen bekommt. Dadurch kann er flexibel wechseln – und das mit demselben Login.“

Eine weitere Anforderung von PKE war, den „Digital Workplace“, der Inhalt einer weiteren Ausbaustufe sein wird, bereits im Grundkonzept zu verankern. Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft soll unter anderem mit Kollaborationsmöglichkeiten realisiert werden, mit der die MitarbeiterInnen untereinander, etwa in internationalen Projektteams oder Fachgruppen, kommunizieren sowie Informationen und Dokumente austauschen können. Firma HATAHET hat diese Aufgabe so gelöst, indem sie die Architektur modulartig designt und damit die Ausbaufähigkeit sichergestellt hat.

Internes Marketing als Schlüssel zum Erfolg

Der PKE Holding AG steht heute ein modernes Intranet zur Verfügung, das bereits alle Voraussetzungen für den Digital Workplace in sich trägt. Dabei spielt die Orientierung an spezifische Bedürfnisse der User eine wesentliche Rolle: Neben den personalisierten Navigationselementen, die auf Basis des zugewiesenen User-Standortes die relevanten Informationen für den Benutzer/die Benutzerin anzeigen, ist es möglich, eigene Subsites anzulegen, auf denen man den eigenen Bereich präsentieren bzw. bereichsspezifische Informationen veröffentlichen kann. Dabei wurde auch auf eine hohe Usability Wert gelegt. „Ein wichtiger Teil sind die Wizards für RedakteurInnen, die meist in den Sekretariaten und anderen Backoffice-Organisationen tätig sind. Sie wurden so programmiert, dass auch Personen ohne technisches Knowhow damit leicht umgehen können, indem sie Schritt für Schritt durch den Prozess geführt werden“, so Serringer.

Die „News Management Applikation“ verteilt sowohl konzernübergreifende Vorstands- als auch allgemeine News. Dazu kommen Bereichs-, Niederlassungs- und Produkt-News. Eine der Besonderheiten ist, dass jeder User selbst auswählen kann, über welche Produkte er Neuigkeiten auf der Startseite angezeigt bekommen möchte. Die „People on the Move Management Applikation” informiert wiederum den User zentral gesteuert über Änderungen bei den Mitarbeitern.

Ein weiteres zentrales Features ist das intuitiv funktionierende und moderne Telefonbuch. Dieses wurde mit Hilfe der SharePoint 2016 Peoplesearch umgesetzt und den Anforderungen des Kunden entsprechend angepasst.

Um eine hohe Akzeptanz der Lösung zu erreichen, hat Marcus Serringer sehr bald nach Projektbeginn interne Marketingmaßnahmen gesetzt – ein Schritt, der für das Gelingen „extrem notwendig ist. Wir haben früh begonnen, bestimmte Keyuser in die Entscheidungsfindung einzubinden, sowie Niederlassungs- und BereichsleiterInnen von den neuen Möglichkeiten informiert. Ein Einführungsvideo von HATAHET dient dazu, den Einstieg in das System möglichst einfach zu machen und den Schulungsaufwand zu reduzieren.“

IT passt sich Prozessen an – nicht umgekehrt

Marcus Serringer zeigt sich mit der Lösung und der Kooperation mit HATAHET zufrieden: „Das Feedback zum neuen System war von Anfang an positiv und die Zusammenarbeit gestaltete sich sehr angenehm. Unsere Fragen wurden stets kompetent beantwortet“, sagt der Projektleiter und ergänzt: „Eine große Stärke von HATAHET ist die Beratungsleistung und die Unterstützung beim Aufbau von internem Know-how, während der Mitbewerb in der Regel ein mehr oder weniger fertiges Produkt präsentiert.“

Alexander Grill, der Projektleiter auf der Seite von HATAHET, fasst die Vorteile zusammen: „Wir haben ein mehrsprachiges Intranet geschaffen, das den Usern als zentraler Einstiegspunkt in die tägliche Arbeitswelt dient. Dazu wurden fertige Intranetmangament-„ready to use“-Bausteine von HATAHET verwendet, mit denen man gezielt Inhalte für User schalten kann. Weiters haben wir SharePoint ein ansprechendes Design gegeben, das die CI der PKE widerspiegelt – alles in allem steht PKE eine maßgeschneiderte Lösung zur Verfügung, die den Kern des Digital Workplace bildet und das Unternehmen beim weiteren Wachstum unterstützt.“

Nahed Hatahet, Geschäftsführer von HATAHET productivity solutions, resümiert: „Das spannende Projekt bei PKE zeigt wieder einmal, wie wichtig es ist, dass sich Technologie an die ‚“DNA“ eines Unternehmens und die Besonderheiten seiner MitarbeiterInnen anpasst und nicht umgekehrt.“