HATAHET gewinnt Pitch

Projektleiter auf HATAHET-Seite war Markus Reisinger. Er erinnert sich: „Wir haben im Vorfeld in einigen Workshops eine Vision des neu zu schaffenden digitalen Arbeitsplatzes erarbeitet. Ziel war es, herauszufinden, wo die Vorteile für die Firma Sedlak liegen könnten. Aus dieser Vision wurden, wie wir sie nennen, die Quick Wins erarbeitet: Umsetzungspunkte, die sich schnell und günstig realisieren lassen, dabei aber ein Maximum an Vorteilen bringen“. Dazu gehörte neben dem Newsmanagement und der Suchfunktion auch ein neuer Desktop, der alle wichtigen Mitarbeiter-Tools integriert und auf Mausklick verfügbar macht.

Die Details des Projektes wurden in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung der Sedlak GmbH durchgeführt. „Das hat ein bisschen Überzeugungsarbeit gekostet“, weiß Mocilac zu berichten. „Aber Nahed Hatahet, der Geschäftsführer der HATAHET, hat kräftig mitgeholfen. Er hat es sich nicht nehmen lassen, das Projekt selbst bei der Geschäftsleitung vorzustellen und offene Fragen zu beantworten.“

Microsoft 365 als Basisplattform

Für die Personal-Suchfunktion wurden mehrere Quellen kombiniert. So liefert etwa SharePoint mit seinen Benutzerdaten die Basis für die benötigte Datenbank. Diese Daten werden über eine Schnittstelle durch die HR-Software P&I ergänzt. Die MitarbeiterInnen-Fotos werden aus eigenen Verzeichnissen übernommen. Den Abgleich erledigen Power Shell-Scripts im Hintergrund. Ein eigens entwickelter WebJob sorgt dafür, dass die Listen an den digitalen Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen und auch dafür, dass neue MitarbeiterInnen automatisch einen Willkommensgruß erhalten.

Kooperation auch mit Drittanbietern notwendig

Mitarbeiterportal gibt Starthilfe

„Es ist ein bisschen schade, aber gerade das ist jetzt die einzige Funktion des neuen Systems, die wir nicht wirklich intensiv nutzen“, sagt Mocilac. „Wir haben insgesamt fünf Redakteurinnen und Redakteure, die das Informationsportal mit viel Freude bestücken. Da ist die automatische Generation solcher Meldungen nicht nötig.“

Ansonsten ist Mocilac aber mit der Akzeptanz der neuen Funktionen sehr zufrieden. Vor allem der Newsfeed und auch der Yammer-Kanal kommen sehr gut an. „Insbesondere die MitarbeiterInnen in den Außenstellen und in den Tochterfirmen fühlen sich dadurch deutlich besser integriert.“ Das Mitarbeiterportal hat sich auch als wertvolle Unterstützung beim Onboarding-Prozess herausgestellt. „Von den neuen MitarbeiterInnen kommt besonders viel positives Feedback. Zum einen finden sie im Mitarbeiterkatalog die vielen neuen Namen und Gesichter und zum anderen haben sie hier ein Nachschlagewerk für alle Unterlagen und Informationen zu ihrem neuen Arbeitsplatz“, freut sich Mocilac. Zur Akzeptanz dürfte auch Corona beigetragen haben. „Das Projekt wurde zwischen Mai und August 2020 realisiert und ist damit in die Corona Zeit gefallen. Viele MitarbeiterInnen gingen ins Homeoffice und lernten dabei schnell die Vorteile von Microsoft 365 und Teams schätzen. Das gab dem Projekt Rückenwind“, ist Mocilac überzeugt.

Reibungslose Zusammenarbeit