Die Gesundheitsresort Königsberg GmbH ist spezialisiert auf Beschwerden am Stütz- und Bewegungsapparat. Im Rahmen eines kurativen sowie eines gesundheitsvorsorgenden Aufenthalts wird den Gästen beste medizinische Kompetenz und optimale Betreuung geboten, um sie auf dem Weg zur nachhaltigen Gesundheit zu begleiten. Das Gesundheitsresort stützt sich dabei auf ein natürliches Kohlensäure-Heilwasser-Vorkommen. Dieses Heilwasser wird bereits seit über 60 Jahren gezielt für medizinische Zwecke genutzt. Seit der Eröffnung im Jahr 1978 hat das Gesundheitszentrum sich einen herausragenden Namen als Vorreiter des modern-innovativen Gesundheitsdenkens gemacht. Aus diesem Grund ist das Gesundheitsresort Königsberg auch seit 2016 ein anerkanntes Lehrkrankenhaus der Medizinischen Universität Graz. Großer Wert wird im 4-Sterne-Resort auf eine angenehme Hotelatmosphäre mit Wohlfühlambiente gelegt. Das Kur- und Parkhotel hat 219 Zimmer, das Unternehmen beschäftigt 200 MitarbeiterInnen und bildet 18 Lehrlinge aus.

Zukunftssichere Lösung gesucht

Die Gesundheitsresort Königsberg GmbH arbeitete bereits seit geraumer Zeit mit Microsoft-Produkten wie SharePoint oder Office. Doch wie Alexander Walter-Frosch, zuständig im Unternehmen für strategisches Management, erzählt, waren die Installationen in die Jahre gekommen. „Online zu arbeiten war mit diesen Versionen nicht mehr möglich. Wir wollten deshalb einen modernen Digital Workplace entwickeln und haben uns daher auf die Suche nach einer neuen, zukunftssicheren Intranet-Lösung gemacht“, erinnert er sich. Ganz wichtig für das Gesundheitsresort war auch die Implementierung eines effizienten Dokumenten-Management-Systems. „Das lief vorher bei uns noch fast ausschließlich über E-Mail“, schmunzelt Walter-Frosch, der auch der Projektleiter auf Seiten des Gesundheitsresorts Königsberg war. „Wir haben im Vorfeld eine Reihe von Lösungen geprüft und sind dann doch wieder bei Microsoft 365 gelandet. Das erschien uns die flexibelste und auch die preiswerteste Lösung zu sein“, sagt er. Der Kontakt zu HATAHET productivity solutions kam über ein Event der Firma MP2 IT-Solutions zustande. MP2 ist der langjährige Partner des Gesundheitsresorts im Bereich Dokumentation und Netzwerke. Alexander Walter-Frosch und auch Firmenchef Nahet Hatahet hatten beide einen Vortrag auf dem Event gehalten. „Wir kamen ins Gespräch und haben über das Thema Digital Workplaces geplaudert. Nahet Hatahet hat mir erklärt, wie einfach man Microsoft 365 automatisieren und an die eigenen Wünsche anpassen kann“, sagt Walter-Frosch.

Gründliche Bedarfsanalyse

Dazu ist aber zunächst eine Bedarfsanlayse notwendig. Das geschah im Zuge von Workshops, die alle über Microsoft Teams gelaufen sind. Die entsprechende Plattform wurde dabei von HATAHET zur Verfügung gestellt. „Wir haben uns erstmal drei, vier Tage die bestehende Infrastruktur angeschaut und haben dann versucht die bestehenden Pain Points herauszuarbeiten“, sagt Andreas Achrainer, der zuständige Projektleiter auf Seiten HATAHETs. Dabei waren sowohl die entsprechenden Führungskräfte wie auch die MitarbeiterInnen mit einbezogen. „Wir haben in diesen Meetings überlegt, was man besser machen kann und dann die Quick Wins für das erste Jahr festgelegt“, erzählt er.

Augenmerk auf interne Kommunikation

Es kristallisierte sich in diesen Workshops heraus, dass es in der Kommunikation der Abteilungen deutlichen Verbesserungsbedarf gab. „Co-Authoring, das Bearbeiten von Dokumenten und auch die Freigabeprozesse, all das erzeugte einen hohen Bürokratieaufwand“, sagt Walter-Frosch. Die Lösung brachte dann die speziell entwickelte Power App „Dokumenten-Management“ auf Basis von Microsoft 365. Dokumente werden nun nicht mehr auf einen Fileserver hochgeladen, sondern landen auf SharePoint. Die App übernimmt die Rechteverwaltung und erinnert dank Microsoft Power Automate Flows daran, dass eine Revision der Dokumente nötig ist. „Ohne dieses Dokumenten-Management-System hätten wir die Corona-Zeit gar nicht meistern können“, glaubt Walter-Frosch. „In den letzten drei Jahren haben sich unsere rechtlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen unzählige Male geändert. Montags galten oft andere Regeln als am Freitag zuvor. Das musste an die MitarbeiterInnen kommuniziert werden. Da hat die Einführung des Digital Workplace schon einen Riesenunterschied gemacht.“

Neue Arbeitskultur notwendig

Aber das machte auch Veränderungen in den Abläufen notwendig, was eine Zeit dauerte. „Es war eher ein Changemanagement-, als ein IT-Projekt“, schmunzelt Walter-Frosch. Eine Beobachtung, die Andreas Achrainer nicht unbekannt ist. „Unsere Projekte haben immer auch einen Einfluss auf die Arbeitskultur unserer Kunden. Wir sehen es aber als eine wichtige Aufgabe an, diese Transformation auch helfend zu begleiten.“ Eine Hilfe, die gerne angenommen wird: „Ich bin froh, dass wir in dieser Phase so viel Unterstützung bekommen haben, besonders im Bereich ‚neue Spielregeln‘ und ‚Kommunikation mit den MitarbeiterInnen‘, sagt Walter-Frosch. „HATAHET hat uns sehr geholfen, die neue Arbeitsweise vor allem auch für die Führungskräfte greifbar zu machen.“ Eine Herausforderung auf dem Weg zur Akzeptanz war sicher auch die Heterogenität der Belegschaft. „Wir haben hier die unterschiedlichsten Berufsgruppen im Haus. Und während viele jüngere MitarbeiterInnen die Veränderungen begrüßen, setzen andere eher auf ihre Kernkompetenz und wollen Abläufe nicht ändern“.

Teams bringt mehr “Quality of Life”

Neben dem Dokumenten-Management war die Neugestaltung des Intranets der wichtigste Quick Win. Eine neue, freundliche
Kacheloberfläche, ein persönlicher Bereich für die MitarbeiterInnen und die Verfügbarkeit von Teams zur internen Kommunikation erzeugen eine, wie sich Walter-Frosch ausdrückt, „neue Quality of Life“.

Im neuen Intranet sind die Oberflächen und Inhalte individualisiert. MitarbeiterInnen sehen nur die für sie selbst relevanten Informationen. Insgesamt wurden etwa 15 sogenannte Dashboards geschaffen. „Stellen Sie sich vor, ein Patient wird eingeliefert“, veranschaulicht Walter-Frosch die Funktionalität. „Arzt oder Pfleger übertragen dann die Patientendaten in das Intranet. Die RezeptionistInnen oder auch die Service ManagerInnen sollen natürlich sehen, dass der Patient ins Krankenhaus aufgenommen wurde, aber nicht warum. Für das Pflegepersonal hingegen ist diese Information essenziell.“

Mehr Zeit für Wichtiges

Auch wenn es anfangs vielleicht noch ein bisschen schwierig war, werden doch langsam, aber sicher die Vorteile der neuen Technik auch für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erkenntlich. „Ich habe vor kurzem mit einer unserer RezeptionistInnen gesprochen. Sie hat mir ganz begeistert erzählt, dass sie täglich sicher zwei Stunden Herumtelefoniererei spart, weil sie jetzt alle Informationen vor sich auf dem Monitor hat. Sie sagt, das sei wie ein Cockpit für Piloten: Anreise, Abreise, Reservierungswünsche, Transfer, Notfälle oder auch Leihgeräte – sie hat alles im Blick“, freut sich Walter-Frosch. Das ist für ihn auch einer der ganz großen Gewinne, die das Projekt gebracht hat: „Unsere MitarbeiterInnen haben einen deutlichen Zeitgewinn, der unseren PatientInnen und Gästen zugutekommt.“ Für Walter-Frosch ist das Projekt aber noch nicht zu Ende. „Wir werden in den kommen Jahren noch viele Projekte und kleine Quick Wins umsetzen. Noch in diesem Jahr etwa wollen wir mithilfe von Scannern und Office 365 unser Gerätemanagement für unsere medizinischen Produkte optimieren, von denen wir doch einige hundert haben.“ Und selbstverständlich wird HATAHET auf Wunsch auch hier hilfreich zur Seite stehen.